La fiesta de egresados es una de las celebraciones más esperadas por los estudiantes. Esa noche especial y llena de sorpresas, en la que cada alumno comparte con su familia el festejo del final de una etapa de su vida, merece ser organizada con anticipación y procurar que salga todo según lo planeado.
Por ello, la Subsecretaría de Defensa del Consumidor de la Municipalidad aporta sugerencias para evitar complicaciones a la hora de contratar una empresa especializada en organización de eventos.
En primer lugar, desde la dependencia municipal recomiendan que la elección del lugar y la negociación del servicio a contratar sea realizada por adultos. En la medida de lo posible, lo más apropiado es que un grupo de padres concurra a algún evento de la empresa para constatar el tipo de servicio que brinda.
Para que la fiesta sea un éxito es importante seguir estas recomendaciones:
1- Se debe tener presente la existencia de un contrato en donde estén claramente precisados los siguientes aspectos:
Fecha y hora de inicio y finalización de la fiesta.
El costo de la tarjeta y que en la misma se detallen los servicios que se ofrecen a los asistentes como: seguridad durante toda la noche, decoración del salón, show en vivo, música, sonido e iluminación, regalos y cotillón, una copia de la fiesta en DVD por egresado, video clip para proyectar en la fiesta y cantidad de pantallas en el salón.
2- Sobre el catering
Se debe precisar la cantidad de mozos, mesas, sillas; si las mesas son vestidas, así como si se ofrece mantelería y vajilla.
Con respecto a la comida, se debe dejar asentado si se ofrecerá recepción y, en ese caso, desde la organización del evento tendrán que especificar detalladamente el servicio. Es decir, si el mismo comprende un copetín, mesa agridulce, tablas de fiambres y bebidas.
El contrato debe precisar si se provee de entrada y cuáles son las opciones, por ejemplo: empanadas criollas o de jamón y queso.
Debe precisar que se ofrece como primer plato, por ejemplo: lomo mechado con crema y variedad de ensaladas. También debe establecer claramente el tipo de postre que se servirá.
En el documento se debe dejar constancia si las bebidas serán de primera marca o de calidad inferior. Se debe identificar la marca, así como el tipo de bebidas alcohólicas que se servirán a las personas mayores de edad.
La empresa debe informar a los clientes si existe la posibilidad de una degustación previa.
3- Sobre la seguridad
Otros de los puntos a tener en cuenta es que los estudiantes deben asegurarse de que el local donde se realizará el evento se encuentre debidamente habilitado; si tiene capacidad suficiente para todos los asistentes; si cumple con todas las medidas de seguridad requeridas; si posee seguro médico en caso de algún accidente dentro del establecimiento y si se provee de agentes de seguridad.
Además, al organizar este tipo de eventos se debe prever que hay que realizar el pago de los impuestos a la música (Sadaic y Adicapif).
Por último, para evitar sorpresas, quienes contraten el servicio deben solicitar que los precios sean informados con el IVA correspondiente.
